一、概述

备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几项：

书端（Heading）；

收文人的姓名、头衔、地址（Addressee‘s Name， Title， Address）；

称呼（Salutation）；

事因（Subject）；

正文（Body）；

结束语（Complimentary Close）；

署名（Signature）。

二、注意事项

书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人（或收文单位）的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。

称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用Dear Sir，对政府官员可用Sir.

“事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前，也可放在其后，前面可加Re或Docket， Subject.如果此项写在称呼语之前，多从左边的顶格写起；若放在称呼语之后，一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子，只需很少几个词，甚至一个词，目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然，便于及时处理。

正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。

三、举例

例1

Directions： Write a memorandum of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory.

MEMO

August 16，2004

To：The leader of student service department

From： Li Ming

Subject：Telephone

Dear Sir，

I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a university student， we need to cope with the daily increasing communications with teachers， friends and people outside the campus.

We need a telephone to get and send message， which is important for us. Though most of us have mobile phones and e-mail address， a telephone in the dormitory is after all the most convenient and cheapest tool of communication. I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.

Regards.

Yours，

Li Ming

*“remind”一词用法比较多，可以在后面直接接人或宾格，如“提醒我”译为please remind me.如果提醒某人某事则用remind somebody of something，也可以在后面加从句，即“remind sb that”，remind还有一个意思为“使想起”同样用remind…of…的结构，应注意与提醒某事区分。